固执的制造部副总裁把一份报告丢在厂长的桌子上，不愉快地大声说：

“法兰克永远也无法完成A建筑物方案了。他忽略了问题的主要因素。”

厂长道：“就这份工作而言，他有足够的技术经验，也很熟练，我承认这份报告处处都很难阅读，而且也没有好好地加以组织。但我知道，法兰克一点也不糊涂。”

“如果他真的不糊涂，就绝不会写出这样的报告了。”副总裁打断他的话，再度把报告拿起来看：“他写了四页既杂乱又重复地讨论此计划的背景－－－他应该知道这些都是我早就知道了，全都是废话，可是当他最后讲到要做的事时，却又不说清楚工作的内容、时间、理由，只是写上些术语及细节。举个例来说，我要知道现在几点钟，他却一直告诉我他的手表是如何走的。我要把这份报告搁置一个星期。我希望一个星期之后法兰克能交出一份让人看得懂的报告。”他把这份报告交还给厂长。

讲到书写报告，如果你能记得几项简单的规则，就能替自己及阅读报告的人节省很多时间。一份好的报告应该有严谨的陈述，包括（1）报告的研究或计划的目的与问题；（2）对于问题具重要意义的资料也要列出；（3）结论，包括采取或建议的行动。

先略述主要及次要项目的相当重要的。主管们遇到的最大的难题就是没有运用分类的技巧，未能表现出清晰的顺序。如果没有事先想好这点，写报告的人通常就无法将报告中重要的各点安排在相同的显著　地位与空间。

下面是一种非常有效的表达方式：

（1）引言。这是一段对研究报告的目的及获得效益所作的简短叙述。

（2）结论。这一部分一样，要段落分明，并以相同的格式列举。

（3）建议事项。与第二部分一样，要段落分明，并以相同的格式列举。

（4）研讨结论。这是一种段落处长的形式，其上有小标题，至于标题的编号是引用结论的方式。在此可列出一些简要的表格，至于主要的表格、补助性的资料、图表等在此公供参考，而且需置于附录中。

（5）建议研讨。和第四部分一样，也是一种评论处长的形式，上面也有小标题，至于小标题的编号方式与建议事项相同。

（6）摘要。此处简短地重复陈述基本的研究心得，并强调建议事项应采取的行动。

（7）附录。上面所提到的，辅助性的资料均置于此

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