虽然今天电视发展神速，在传播媒介上占着举足轻重的地位，但公关讯息的传递，仍以报纸为主要工具，原因是电视受到许多法例的制约，不轻易用以传播一些私人讯息，而报纸却比较容易做到这一点，且每天阅报的人也不少。事实上，我们每天打开报纸，当中已有不少讯息，是各大机构技巧地不着痕迹发布的，的这些新闻稿，便是所谓公关讯息。

撰写新闻稿的公关并非一定有有佳的文字根底，因为新闻稿不同于散文和小说，它不需要运用美丽的形容词，只要将要发布的资料，用简单的记事句表达，使读者容易了解便行了。

读者在看报纸时，最先想要知道的就是自从他上一次看报以后，发生了什么重大事件，其次就是在他感到兴趣的范围之内有什么重要的事。这也就是为什么报纸上总是挤满了头条标题，把内文的重点先标出来的原因了。

一、标题的重点所在－－－这件事为什么重要。
二、开头便是新闻精华－－－人物？事件？时间？地点？有时候还要加上原因和过程。
三、结尾细节。

新闻稿必定是在叙述一件事，它没有固定的结尾，上述的第三项通常是最长的一部分。内容如上述，必须包括6个W，也就是何人、何时、何地，和为何（Who,When,Where,Why），最好再加上如何（How）和进展怎样（What）。

公司发布的讯息除了新闻稿之外，还必须加上发消息的单位名称，及可以登刊的日期。这件事看似简单，做起来即使是老公关也不免会有错的时候。

公关发布的新闻未加标题，是常犯的错误。别以为那是多此一举，大多数的记者每天都会接获数不清的新闻稿件，他们必须以很快的速度检出有刊登价值的新闻。标题能够让他们立刻把握重点。有时候光是标题不足以表达确切的内容，公关可以在新闻稿纸上方写一份扼要的摘要。没有标题的公关新闻通常不受欢迎，易受忽略。

未能在标题中抓住新闻要点引人注目，是更糟的公关错误。为什么会有这种错实在令人费解，可能的解释之一是：公司并不真的想发布这则不消息。另外也可能是由于公关太谦虚，太咬文嚼字，或者根本弄不清楚什么叫做新闻，或者是由于公司对某人或某事有某种程度的忌讳，以致于避重就轻。

吸引读者对新闻稿注意有许多方法，最直接及有效的，是让对方感到新闻稿上的消息和资料对自己有益处。换言之，益着想，而非一面倒的将消息推到别人面前

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